Liebe Leserinnen und Leser,

Timeblocking oder auch Timeboxing genannt ist eine mittlerweile weitverbreitet Zeit-Management-Methode, die von bekannten Persönlichkeiten wie Tesla-CEO Elon Musk oder Bestsellerautor Cal Newport verwendet wird.

Die Idee davon ist simpel. Wir planen unsere Tage in überschaubare Zeitabschnitte ein, die wir mit unterschiedlichsten Aktivitäten füllen. Dies kann etwa die Arbeit an einem Projekt, Pausen, Familienzeit, Sport oder Geschäftstelefonate umfassen. Dadurch können wir unseren gesamten (Arbeits-)Tag planen und strukturieren.

So nutze ich Timeblocking

Ich nehme mir ca. 10 Minuten jeden Abend oder Morgen Zeit und erstelle den Plan für den kommenden oder vorliegenden Arbeitstag. Dabei beziehe ich meine To-do-Liste als auch meinen Kalender mit ein. Es ist also ein Zusammenspiel zwischen den Aufgaben, die in meiner To-do-Liste vorhanden sind, den Projekten, die ich dort verwalte, den Meetings und somit auch meinem Kalender. Mit diesem Vorgehen will ich erreichen, dass ich Fortschritte bei den zu erreichenden Zielen und den einzuhaltenden Deadlines mache.

Der Arbeitsablauf (Workflow) sieht folgendermaßen aus: Ich werfe einen Blick in meine To-do-Listen-App und schaue, welche Aufgaben anstehen oder welche neuen erledigt werden sollten. Danach schaue ich in meine Kalender-App und finde heraus, welche Meetings anstehen. Danach fange ich für die anstehenden Aufgaben an, Zeitblöcke im Kalender zwischen den fixen Terminen (Meetings, etc.) zu blockieren. Mit anderen Worten erstelle ich einzelne Kalendereinträge für die verschiedenen Aufgaben und weise diesen eine bestimmte Zeit zu.

So kann mein Kalender an einem spezifischen Tag dann aussehen:

Die Kunst dabei, ist zu antizipieren, wie viel Zeit ich für eine bestimmte Aufgabe einplanen möchte. Idealweise gerade genug, dass meine Projekte vorwärtsgehen, ich eine Motivation erfahre vorwärtszumachen und fokussiert auf die vorliegende Sache bin.

Wieso ich Timeblocking verwende?

Meines Erachtens kann ich mit Timeblocking deutlich an Zeit einsparen. Der Autor Cal Newport hat dies einmal treffend in einem Blogartikel dargelegt:

„Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung beschäftige. Meine Antwort ist einfach: Es bringt eine enorme Produktivität. Ich schätze, dass eine 40-Stunden-Woche mit Zeitblockierung die gleiche Leistung erbringt wie eine 60+-Stunden-Woche ohne Struktur.“ (Aus dem Englischen übersetzt)

Zudem bin ich mit Timeblocking Herr über meine Zeit. Ich habe Kontrolle über meine Zeit, was mir es wiederum ermöglicht sie so einzusetzen, wie ich das gerne möchte. Das sage ich unter dem Hintergrund, dass manche Leute den Kalender als einen externen Tyrannen sehen, der ihnen befiel, was sie zu tun haben und sie das Gefühl haben, dass dies auf Kosten ihrer Kreativität geht, die sie eigentlich in ihre Arbeit stecken wollen.

Ich verstehe diesen Punkt, sehe dies aber ein wenig anders. Gerade wenn wir unsere Zeit unter Kontrolle haben, sind wir befähigt, konsequent Zeit für die kreativen Arbeiten aufzuwenden. Durch diese Struktur in seinen Tagen, kann sich ein Gefühl der Organisation freisetzen, das wiederum die kreative Arbeit vielseitiger Form begünstigt. Idealerweise können wir so bessere Qualität, wertigere Arbeit erbringen und in einen Zustand, der der Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi als Flow bezeichnet.

Somit, wenn ich einmal meine Zeit unter Kontrolle habe (bis zu einem gewissen Grad), kann ich mir explizit Zeit für mehr Pausen blockieren, weil ich durch die Struktur in meinen Tagen Zeit einsparen konnte.

Gerade wenn wir in die Tendenz verfallen, einfach ohne Plan eine Aufgabe anzugehen und nach kurzer Zeit merken, dass wir innerhalb von einem halben Tag praktisch nichts von Wert erledigt haben, kann wohl möglich Timeblocking helfen, Struktur in die Sache zu bringen.

Weiterführend weiß ich mit einer kurzen Tagesplanung, was ich an gegebenem Tage erledigen möchte. Wie der YouTuber Ali Abdaal dies einmal mit einer treffenden Analogie aufgezeigt hat. Am Morgen wollen wir die Rolle eines Flugzeugpiloten einnehmen, wir geben also mit der Planung die Richtung vor. Danach wollen wir, wie das Flugzeug, nur noch der Route folgen und ausführen. Mit anderen Worten, die Aufgaben anpacken und dem Plan folgen.

So können wir übrigens verhindern, dass wir anfangen unstrukturiert zu arbeiten. Damit meine ich ohne Plan ein wenig „hier“ und dann „dort“ zu arbeiten.

Gerade, wenn wir mit Aufschieberitis Probleme haben, kann meines Erachtens Timeblocking helfen. Stelle Dir vor, Du fängst an sinnlos auf Deinem Handy auf Social Media zu scrollen und hast nichts in Deinem Kalender stehen bzw. hast keine Planung gemacht. Dann ist die Eintrittsbarriere deutlich höher angesetzt, mit Arbeiten zu beginnen, weil Du zuerst einmal definieren musst, was Du eigentlich erledigen willst. Auf der anderen Seite, mit Timeblocking, hast Du in Deinem Kalender einen Eintrag stehen, wüsstest, was Du eigentlich zu tun hättest und kannst so leichter die Arbeit wieder aufnehmen.

Abschließend erhöht das Timeblocking auch meinen Fokus auf die vorliegende Sache. Ich habe ein vordefiniertes Zeitfenster, möchte dieses einhalten und somit vorwärtsmachen. Meine Konzentration widme ich in diesem Zeitblock nur der vordefinierten Sache.

Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen mit Timeblocking. Gebe mir gerne Feedback auf diese E-Mail. Teile mir gerne auch mit, falls Du schon mit Timeblocking Erfahrung sammeln konntest.

Wenn es eine Sache gibt, die Du aus meiner Sicht auf jeden Fall aus dieser Newsletter-Ausgabe mitnehmen solltest, dann ist es folgende:

Wenn Du einmal Deine Zeit unter Deiner Kontrolle hast und Dir das verinnerlicht hast, dann hast Du die wertvolle Möglichkeit, die Zeit so einzusetzen, wie Du das gerne möchtest.

Ich wünsche Dir eine schöne Woche!

Nicola

Mehr über Timeblocking/Quellen:

Diese Woche im Catch The Zenith Podcast

In der dieswöchigen Episode spreche ich mit dem Physiotherapeuten Philipp Spreng. Er ist ausgebildeter Physiotherapeut MAS (Master of Advanced Studies), Sportphysiotherapeut ESP (European Sports Physiotherapy) und Manualtherapeut Maitland. Seit 2006 ist er als Selbstständiger tätig im Medical Fitness Team Basel und mittlerweile dort auch Teilhaber und Mitglied der Geschäftsleitung.

Im Gespräch erzählt er uns, was eigentlich genau Physiotherapie ist und welches Ziel sie verfolgt; er unterstreicht die Wichtigkeit der evidenzbasierten Physiotherapie und zeigt auf, welche Karrieremöglichkeiten mit dem Beruf eines Physiotherapeuten einhergehen können. Des Weiteren sprechen wir über die Kommunikation in der Behandlungen von Patienten; verschiedene Behandlungsformen; die Individualität der Behandlungsfälle; wie eine Physiotherapie bei Phillip Spreng abläuft respektive, was man erwarten kann und welche Voraussetzungen man mitbringen sollte für den Beruf. Er gibt uns zudem auch einen Einblick in die aktuelle Diskussion des Direktzugangs zur Physiotherapie ohne ärztliche Verordnung und gegen Ende des Gespräches erzählt er noch von schönen Momenten als Physiotherapeut.

Hier gehts zur Episode bzw. zu den Shownotes: CTZ 060: Physiotherapie – Philipp Spreng über was Physiotherapie ist, Karriere als Physiotherapeut, Kommunikation in der Behandlung, Voraussetzungen für den Beruf, Individualität von Behandlungsfällen und Diskussion Direktzugang​

Inspirierende Dinge dieser Woche

Artikel: Kennst Du Menschen, bei denen Du den Eindruck hast, dass sie sich zum Großteil ihrer Zeit einwandfrei unter Kontrolle haben? Was machen diese Menschen anders? Der folgende Artikel könnte einen Ansatz aufzeigen, den diese Menschen verinnerlicht haben und somit von denen unterscheidet, die sich eher weniger unter Kontrolle haben. Genauer gesagt erfährst Du, warum sich Selbstbeherrschung lohnt, wie Du einer Versuchung widerstehen kannst und was das kalte respektive warme System ist. Selbstkontrolle lernen – mit einem einfachen mentalen Trick von Dr. Jan Höpker​

Podcast: Letzte Woche habe ich eine Podcast-Episode mit dem ehemaligen Hindu-Mönch und Bestsellerautor Jay Shetty angefangen zu hören. Im Gespräch mit Steven Bartlett (Podcast Moderator von „The Diary Of A CEO“) erzählt er, wer ihn auf dem Boden hält und über die Wichtigkeit sich, mit Menschen zu umgeben, die gute Werte innehaben. Besonders interessant fand ich seine Tagesroutine, mit der er seine Handlungen reflektiert. In seinem täglichen Reflexionsprozess greift er eine positive Situation auf, in der er nach seinen Erwartungen gehandelt hat und eine negative, in dieser er nicht angemessen sich benommen bzw. sich verhalten hat. Hier kannst Du Dir die Episode anhören (Sprache: Englisch): Jay Shetty: The 3 Simple Things A Happy Life Needs | E119​

Zitat der Woche

„Warum lassen wir zu, dass wir uns wegen eines Testergebnisses sorgen, wenn die Sorge keinerlei Auswirkungen auf das Endresultat hat? Warum rufen wir uns obsessiv ein vergangenes Ereignis in Erinnerung und quälen uns mit Gewissensbissen, wenn unsere Qualen nichts daran ändern können, was bereits geschehen ist? Warum gestatten wir unseren Gedanken, uns den kindlichen Grundzustand zu rauben – glücklich zu sein?“

Ein Zitat aus dem Buch „Die Formel für Glück: Und wie Sie diese nutzen*“ von Mo Gawdat.

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