Eisenhower-Prinzip
In dieser Episode geht es um das Eisenhower-Prinzip, welches jeder Aufgabe eine Priorität zuordnet.
Nach diesem Prinzip existieren Vier Kategorien von Aufgaben:
- Kategorie A: Aufgaben die wichtig und dringend sind
- Kategorie B: Aufgaben die nur wichtig, aber nicht dringend sind
- Kategorie C: Aufgaben die nur dringend, aber nicht wichtig sind
- Kategorie D: Aufgaben die weder wichtig, noch dringend sind
Dieses Schema lässt sich einfach in den Alltag integrieren, denn du ordnest jeder Aufgabe einen bestimmten Wert zu. Danach kannst du dann die Aufgaben der Reihenfolge (A,B,C und D) nach abarbeiten.
Umsetzung
Das Prinzip kannst du in drei simplen Schritten anwenden. Dafür erstelle eine Liste mit drei Spalten:
- Spalte 1: Erstelle eine To-Do-Liste
- Spalte 2: Ordne jeder Aufgabe eine Priorität zu (A,B,C oder D)
- Spalte 3: Erledige die Aufgabe und setzte ein Häkchen
Ganz simpel oder?
D-Aufgaben
Bei den D-Aufgaben kannst du dir überlegen, ob diese überhaupt erledigt werden müssen. Die Aufgaben sind ja nicht wichtig und nicht dringend. Es gibt natürlich Situationen in denen man nicht ausweichen kann und diese Aufgaben erledigen muss.
Es gibt aber auch Situationen in denen man einfach Aufgaben erledigt, weil sie da sind. Frage dich das nächste mal in dieser Situation: «Was passiert, wenn ich diese Aufgabe einfach liegen lasse und nicht erledige?».
Möglicherweise kannst du dir damit wertvolle Zeit sparen und dich den wichtigen, deinem Ziel näherbringende Aufgaben, widmen.
Bei diesen Fehlern hilft das Eisenhower-Prinzip
Fehler Nr. 1: Man folgt keiner Priorisierung
Bei diesem Fehler analysiert man nicht was sind für mich wichtige, dringende oder irrelevante Aufgaben. Man arbeitet somit nach dem Zufallsprinzip. Ich erhalte eine E-Mail und ich beantworte sie gleich. Ich erhalte einen Anruf, ich beantworte ihn direkt.
Dwight David Eisenhower – „Was wichtig ist, ist nicht immer dringend, und was dringend ist, ist nicht immer wichtig.“
Dieses Vorgehen ist nach dem Eisenhower-Prinzip eher ein suboptimales. Zuerst sollten dich wichtigen und dann die dringenden Aufgaben erledigt werden.
Das Prinzip kann dir dabei helfen, strukturiert und mit System vorzugehen bzw. nach Wichtigkeit zu priorisieren. Dadurch kommst du deinem Ziel näher.
Vermeide dabei Multitasking. Es existiert Evidenz dazu, dass wenn wir zwischen Aufgaben wechseln, bleibt unsere Aufmerksamkeit zu einem Teil immer noch bei der vorherigen Aufgaben hängen.
Ein grundlegender Punkt um produktiv zu sein. Erkenne, dass es besser ist, sich auf eine Sache vollständig zu konzentrieren, als auf viele verschiedene Dinge gleichzeitig.
Fehler Nr. 2: Jede Aufgabe ist wichtig
Nach dem Eisenhower-Prinzip, ist dieses Vorgehen nicht ganz richtig, denn einige Aufgaben bringen uns einem selbstgesetzten Ziel näher.
Ein Beispiel. Du erhältst einen E-Mail in dem steht: «Erhalte 20% Rabatt! Nur noch gültig bis heute Abend!».
Dies wäre eine dringende Aufgabe, welche aber nicht wichtig ist und mit hoher Wahrscheinlichkeit dich deinem Ziel nicht näher bringt. Wenn du diese Aufgabe nicht machst, passiert nichts schlimmes.
Solch eine Aufgabe, wie im vorherigen Beispiel, solltest du liegen lassen, wenn du vorher noch eine wichtige Aufgabe zu erledigen hast.
- Wichtige Aufgaben bringen dich deinem Ziel näher.
- Dringende Aufgaben müssen lediglich schnell erledigt werden, bringen dich ggf. nicht weiter.
Der Gedanke, dass man denkt, dass jede Aufgabe wichtig ist, ist im Grunde genommen falsch. Am Tag gibt es meistens Aufgaben, die einem seinem Ziel näher kommen lassen und andere, die einem nicht weiter bringen.
Das Eisenhower-Prinzip kann dir bei diesem Fehler helfen, da du jeder Aufgabe eine Priorität zuordnest und diese dann in einer Reihenfolge abarbeitest.
Fehler Nummer 3: Alle Aufgaben müssen erledigt werden
Nach diesem Fehler, würde man die Kategorie D einfach nicht beachten bzw. würde diese nicht in seine To-Do-Liste aufnehmen. Mit anderen Worten, man erledigt sämtliche Aufgaben, ohne eine auszulassen.
Unglücklicherweise existieren Aufgaben die komplett irrelevant sind. Nach dem Eisenhower-Prinzip, kannst du diese Aufgaben einfach streichen und dich auf die wichtigen bzw. deinem Ziel näherbringenden Aufgaben konzentrieren.
Fehler Nr 4: C-Aufgaben sind wichtiger als B-Aufgaben
Man denkt also, dringende Aufgaben (C-Aufgaben) sind wichtiger, als wichtige (B-Aufgaben).
Bedenke, die C-Aufgaben bringen uns nicht notwendigerweise unserem Ziel näher, lediglich die wichtigen Aufgaben.
Ein fundamentaler Punkt den du verstehen solltest, um effektiv zu sein.
Ein Beispiel. Heute habe ich mir fest vorgenommen den Podcast zu diesem Blogartikel aufzunehmen. Jetzt erhalte ich aber eine E-Mail in der steht: «Erhalte 40% Rabatt. Lese dafür das angehängte PDF und schicke bis heute Abend eine Antwort an diese E-Mail».
Die Aufgabe ist also dringend. Der Rabatt verfällt heute Abend. Jedoch ist die Aufgabe nicht wichtig. Mein Ziel bzw. Aufgabe ist es ja, den Podcast aufzunehmen. Mich interessiert also dieser Rabatt einfach nicht.
Somit sind es die B-Aufgaben (Wichtig), die du vor den C-Aufgaben (Dringend) erledigen solltest. Es ist wichtig diesen Punkt zu verstehen.
Es existiert sogar Evidenz, dass Mitarbeiter von Erfolgreichen Unternehmen sich größtenteils mit B-Aufgaben beschäftigen.
Fazit
Versuche einmal intuitiv zu überprüfen, ist eine Aufgabe wichtig, dringend oder komplett irrrelevant.
Bedenke, es sind die wichtigen Aufgaben die dich langfristig weiterbringen. Versuche diesen Punkt zu verinnerlichen.
Kernaussagen:
- Wichtige Aufgaben sind wichtiger, als dringende
- B-Aufgaben kommen vor den C-Aufgaben
Jetzt bist du gut gerüstet um produktiv vorzugehen.
Versuche nun gleich das Eisenhower-Prinzip umzusetzen. So kannst du es gleich verinnerlichen. Nehme das Prinzip doch in deine Notizen-App auf.
Viel Spass bei der Umsetzung! Höre dir die 28. Episode an, wenn du dir das Eisenhower-Prinzip anhören möchtest.
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