Liebe Leserinnen und Leser,
der meines Erachtens hilfreichste Tipp, wenn es um Zeit sparen bei den E-Mails geht, ist folgender: Wenn du deine E-Mails abarbeitest, dass du jede E-Mail nur genau ein einziges Mal anfasst. Mit jeder angefassten E-Mail machst du etwas. Erstelle daraus einen Task, lösche, filtere, archiviere oder beantworte die E-Mail.
Wie oft kam es bei mir schon vor, dass ich im Verlauf eines Tages das E-Mail-Postfach aufgemacht habe, kurz herum gescrollt bin und es wieder zugemacht habe. Und das mehrmals am Tag. Manchmal sah ich eine E-Mail, bei der ich mir dachte, die kann ich ja auch später noch beantworten, weil jetzt habe ich gerade echt keine Lust darauf. Plötzlich war es dann «später» und dasselbe Spiel passierte wieder. Also nach zweimaligem öffnen des E-Mail-Programms habe ich eine E-Mail zweimal angeschaut und zwei Mal nichts mit ihr gemacht. Nicht sonderlich effizient, um es vorsichtig auszudrücken.
Aus diesem Grund finde ich es wichtig zu erkennen, dass wir unser E-Mail-Programm nicht in einer 30 Sekunden Liftfahrt oder im Fitness-Center auf dem Laufband öffnen sollten. Ich würde dir empfehlen, eine spezifische Zeitspanne am Tag festzulegen, in dieser du sämtliche E-Mails abarbeitest. Wichtig dabei, dass du dies nicht einfach willkürlich über den Tag verteilt tust. Dies hat mir merklich dabei geholfen, Zeit bei den E-Mails zu sparen.
Um dir Zeit dafür einzuplanen kannst du mit der Blöcke-Methode arbeiten, bei dieser du in deiner Kalender-App einen Zeitblock nur für das E-Mail-Bearbeiten reservierst. So kannst du sicherstellen, dass du kein Multitasking betreibst, sondern dich in einer bestimmten Zeitspanne nur auf eine Sache konzentrierst, nämlich das E-Mail-Bearbeiten.
Also reserviere dir für jeden Tag einen bestimmte Zeitblock, in diesem du E-Mails abarbeitest und wichtig dabei, dass du mit jeder geöffneten E-Mail etwas machst in deiner Inbox. Wenn du dies regelmäßig tust, dann hast du möglicherweise auch nicht mehr überwältigend viele E-Mails, wenn du dein Programm öffnest.
PS: Falls du in deiner Arbeit auf regelmäßiges Checken deiner E-Mail-Inbox angewiesen bist, dann versuche dies auf ein Minimum zu reduzieren und überprüfe dich mal selbst, aus welchem Grund du jedes Mal dein E-Mail-Programm öffnest. Öffnest du es, um wirklich etwas dort zu tun, weil du zum Beispiel auf eine E-Mail eines wichtigen Kunden wartest oder einfach aus Gewohnheit oder Langeweile, um dich möglicherweise von einer anderen wichtigen Sache, die du erledigen solltest abzulenken.
Ich wünsche dir eine schöne Woche!
Nicola
Lesenswerter Artikel zum Thema Zeit sparen bei E-Mails von Tiago Forte: One-Touch to Inbox Zero: How I Spend 17 Minutes Per Day on Email
Diese Woche im Catch The Zenith Podcast
Herzlich willkommen zur 43. Episode des Catch The Zenith Podcasts. Das ist der vierte und letzte Teil des Produktivitätssystems. In diesem erfährst du, wie du dein digitales und physischen Dateiensystem aufbauen kannst, effizienter mit deinen E-Mails umgehen kannst und wie du mit regelmässigen Überprüfungen (oder auch Weekly Reviews) sicherstellst, dass du deinem Produktivitätssystem zu 100 Prozent vertraust. Doch was ist eigentlich ein Produktivitätssystem?
Ein fundamentaler Punkt, wenn es um Produktivität geht, ist folgender: Wir wollen nicht härter und länger arbeiten, sondern smarter! Bei der Produktivität geht es darum, Wege zu finden mit denen man systematisch und idealerweise besser sein Leben managen kann, sodass wir mehr Zeit für die Dinge haben, welche wir wirklich machen wollen. Der Schlüssel für mich, um produktiver zu sein ist dabei ein Produktivitätssystem zu haben. Ein externes System, dem ich komplett vertrauen kann und mir dabei hilft, mehr aus der Zeit herauszuholen.
In dieser und in weiteren Episoden möchte ich mit dir gemeinsam dieses System aufbauen. Dieses sollte dir dabei helfen, dein Leben besser managen zu können, sodass du dich kreativ entfalten kannst und für die ganzen Dinge, die du vorhast, nicht mehr und mehr arbeiten musst. Es gibt dir die Möglichkeit deine ganzen Ideen, Vorhaben, Aufgaben und Pläne festzuhalten und auf diese Dinge zurückgreifen zu können, wenn du diese benötigst.
Egal ob du Schüler, Student, Freelancer, Angestellter bist oder ein Unternehmen leitest, diese Grundlagen, welche ich dir erzählen werde, sind für dich direkt anwendbar, unabhängig davon was du machst. In dieser und in den folgenden Episoden erzähle ich dir wie du einen Kalender, To-Do-Liste, Notizen-System, Dateien-System und Lese-Später-System einrichten und managen kannst. Ebenfalls zeige ich dir, wie du durch regelmäßige Überprüfungen sicherstellst, dass dein System ordentlich bleibt. Des Weiteren gehe ich auch darauf ein, wie du effizienter mit deinen E-Mails umgehen kannst, sodass du keine Zeit mehr mit endlosen E-Mail-Konversationen verlierst. Wenn du dieses System aufgesetzt hast, bist du gleich in der Lage es in deiner täglichen Arbeit anzuwenden und kannst es einfach für deine Bedürfnisse anpassen.
Ich freue mich, dass du dabei bist, und lade dich herzlich dazu ein, das Gehörte gleich in die Tat umzusetzen, sodass du dir die Dinge besser verinnerlichen kannst. Ich wünsche dir viel Spaß beim Zuhören!
PS: Wenn ich in diesem Zusammenhang von einem Produktivitätssystem spreche, beziehe ich mich hauptsächlich auf Apps und Tools.
Hier gehts zur Episode bzw. zu den Shownotes: #043: Dateisystem, Zeit sparen bei E-Mails und Weekly Reviews (Teil 4 – Produktivitätssystem)
Inspirierende Dinge dieser Woche
Artikel: 3 Möglichkeiten, sich auf einen guten Schlaf vorzubereiten von dem US-amerikanischen Autor, Michael Hyatt. 3 Ways to Prepare for a Good Night’s Sleep
Podcast: Tim Ferriss erklärt in dieser Episode seines Podcasts, wie er es geschafft hat einen Podcast mit aktuell 700+ Downloads aufzubauen. Besonders gut hat mir gefallen, dass er simple umsetzbare Tipps mit auf den Weg gibt, die man in den eigenen Podcast gleich mit einbauen kann. Wenn du schon mal darüber nachgedacht hast mit einem Podcast anzufangen oder du schon selber einen hast, dann höre dir auf jeden Fall diese Episode an. The Tim Ferriss Show Transcripts: How I Built The Tim Ferriss Show to 700+ Million Downloads — An Immersive Explanation of All Aspects and Key Decisions (Featuring Chris Hutchins) (#538)
Zitat der Woche
Ein Zitat von Stephen R. Covey aus dem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“*.
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