In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich meine Zeit manage. Genauer gesagt, erwarten dich 5 Tipps, wie du mehr aus deiner Zeit herausholst.
Nun, wir haben alle dieselben 24 Stunden zur Verfügung. Die Frage jetzt, wie können wir diese 24 Stunden effektiv nutzen?
Und noch wichtiger, wie können wir unsere Zeit managen, sodass wir glücklich und gesund sind und die wirklich wichtigen Dinge tun, gleichzeitig den dringenden Verpflichtungen nachkommen?
Eine abschließende Antwort kann ich dir nicht geben, aber ich kann dir 5 Tipps aus meinem Leben zeigen, welche mir geholfen haben, mehr aus meiner Zeit herauszuholen.
Dieser Artikel wird in Zukunft noch um einige weitere Tipps (In weiteren Artikeln) von mir erweitert. Jetzt möchte ich dir erstmals 5 Tipps mitgeben, mit denen du schon einiges mit deiner Zeit bewegen kannst.

Tipp 1: Verwende Deep-Work-Sessions und vermeide Multitasking

In Zeiten in denen wir gefühlt ständig Verfügbar sind, ständig online sind und mit der ganzen Welt verbunden sind, ist es nicht all zu leicht, sich voll auf eine Sache/Aufgabe einzulassen. Selten kommt es vor, dass wir uns komplett in einer Aufgabe vertiefen können, ohne dabei abgelenkt zu werden.
Aus diesen Umständen resultiert eine halbbatzige Arbeit (Oder «Halbe-Arbeit»), welche wir verrichten. Mit anderen Worten, die Dinge nicht richtig machen, sondern rumtrödeln und sich ablenken lassen. Wir könnten aber die Sache auch schneller erledigen und gleichzeitig noch qualitativere Resultate erbringen.
Wir lassen uns ständig ablenken und kommen so nicht in einen konzentrierten und fokussierten Zustand, in dem wir unser Potenzial ausschöpfen bzw. entfalten können.
In diesem Zusammenhang ist interessant zu erwähnen, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne in den letzten Jahren laufend abnimmt. Höchst wahrscheinlich aufgrund von Social Media und Co.
Zurück zur Halbbatziger Arbeit, welche viel mehr Zeit in Anspruch nimmt und möglicherweise noch zu Lasten der Qualität geht. Hier ein paar Beispiele:
  • Du bist mit deinem besten Freund/Freundin am Telefonieren und gleichzeitig checkst du dein E-Mail-Postfach.
  • Du bist in der Lernphase und bereitest dich auf die Prüfungen vor und gleichzeitig scrollest du von Zeit zu Zeit völlig random auf Instagram durch den Feed.
  • Du verwendest eine neue Lernmethode, mit der du denkst, dass du große Erfolge erzielen wirst. Jedoch nach wenigen Tagen findest du eine attraktivere Methode und verwendest die ein wenig. Mit beiden Lernmethoden machst du nur kleine Fortschritte und suchst dann schon wieder nach einer neuen und noch besseren Lernmethode.
Am Schluss hast du wahrscheinlich länger für die Erledigung benötigt und lieferst ein Ergebnis, welches möglicherweise unter der eigentlichen erreichbaren Qualität liegt, welche du eigentlich liefern könntest.
Mit halber Arbeit bzw. wenn du Multitasking betreibst, bist du nicht mal annähernd so produktiv, wie du eigentlich sein könntest. Ein fundamentaler Bestandteil im Zusammenhang mit der Produktivität, dies zu verstehen. Dafür gibt es Evidenz, die nahelegt, dass wenn du zwischen verschiedenen Tasks wechselst, deine Aufmerksamkeit zum Teil immer noch bei dem vorherigen Task hängen bleibt. Es fühlt sich vielleicht produktiv an zuerst die E-Mails zu checken, dann im Word etwas zu schreiben und dann noch ein Geschäftstelefonat zu führen. Jedoch ist dies deutlich weniger produktiv.
Halbe Arbeit oder halbbatzige Arbeit ist der Grund dafür, dass du mehr Arbeit erledigt bekommst, wenn du in zwei Tagen Urlaub hast (Du bist vollkommen fokussiert und konzentriert), als in den Wochen zuvor (In denen du dich ablenken lassen hast und halbe Arbeit geleistet hast).
Also was kannst du nun konkret tun. Versucher dir einen störungsfreien Raum zu schaffen in dem du konzentriert Arbeiten kannst. Verwende den Ansatz von den Deep-Work-Sessions, genauer gesagt, Zeiten in denen du dein Mobiltelefon in den Flugmodus stellst und dich voll einer Sache widmest. Du wirst sehen wieviel Zeit du so einsparen kannst, denn die einzelnen Ablenkungsmomente summieren sich nicht mehr auf. Was nach einer kleinen Ablenkung aussieht, kann akkumuliert ein viel größeres Ausmaß annehmen, als was man glaubt zu denken. Kurz auf das Mobiltelefon zu schauen alle 20 Minuten sieht nach wenig aus, jedoch wenn du dies auf regelmäßiger Basis tust, dann sieht die Sache ein wenig anders aus.
Also spare Zeit und verwende konzentrierte und fokussierte Deep-Work-Session, vermeide Multitasking und leiste keine halbe Arbeit.
Falls du dich in das Thema der Deep Work einlesen möchtest, dann kann ich dir das gleichnamige Buch von Cal Newport empfehlen.

Tipp 2: Verwende die Blöcke Methode

Dieser Tipp baut auf dem vorherigen auf und zeigt dir konkret, wie du nun die Deep-Work-Sessions in deinen Alltag integrieren kannst.
Wie viele andere Menschen, sehe ich mich mit dem Problem konfrontiert, dass ich mehr Zeit für eine Aufgabe aufwende, weil ich mich von verschiedenen Dingen ablenken lasse. Als ich angefangen habe zu studieren, konnte ich mich teilweise nicht richtig auf eine Sache einlassen bzw. mich nicht genügend konzentrieren, weil ich mich von verschiedenen Dingen ablenken ließ.
Ein sehr hilfreicher Ansatz, wie ich dieses Problem effektiv beheben konnte war, dass ich mir Zeiten (Blöcke) geblockt habe, in denen ich nur an einem Task gearbeitet habe oder an zusammenhängenden Tasks und dabei sämtliche Ablenkungen aus dem Weg geschaffte habe. Zum Beispiel, wenn ich Vorlesungen Vor- bzw. Nachgearbeitet habe.
Also es geht darum, dass du dir Zeit blockierst, in der du nur an einer Aufgabe oder an zusammenhängende Aufgaben arbeitest.
Beispiele für einzelne Aufgaben:
  • Einen Blogartikel schreiben
  • Präsentation vorbereiten
Beispiele für zusammenhängende Aufgaben:
  • Du wohnst auf dem Land und du gehst nur ein Mal pro Woche in die Stadt und erledigst alles was du dort machen solltest. Wenn du drei verschiedene Dinge tust, dann gehst du nicht extra drei Mal in die Stadt.
  • Du bezahlst deine Rechnungen, räumst deinen Schreibtisch auf und erledigst sämtliche Prozessarbeit in deinem Büro in einem Mal.
Bedenke, dass deine Zeit wertvoll ist und du solltest dabei bedacht mit ihr umgehen, wenn du das meiste aus ihr heraushohlen willst.
Also wie kannst du die Blöcke Methode in deinen Alltag integrieren. Du kannst dir die ungefähre Zeit, welche du für das Projekt oder Aufgabe aufwenden willst, in deinem Kalender blockieren. Zum Beispiel am Freitagmorgen von 08.00 bis 11.00 Uhr plane ich Zeit für eine bestimmte Aufgabe ein. Wenn du dann anfängst zu arbeiten in den geblockten Zeiten, kannst du zum Beispiel dein Mobiltelefon in einen anderen Raum legen. Mit dem kannst du die Wahrscheinlichkeit, dass du zu deinem Mobiltelefon greifst, signifikant senken. Oder wenn du ständig dein E-Mail-Postfach checkst, dann logge dich von deinem Account aus. Mit dieser Barriere (Du musst dich zuerst Bewegen um dein Telefon zu holen oder du musst dich extra in deinen Account einloggen), kannst du Ablenkungen einfach und effektiv eliminieren.
Durch das verwenden der Blöcke Methode können mehrere Vorteile sich ergeben. Zum einen vermeidest du sinnloses Multitasking, denn du weist klar, was du in dieser Zeit zu tun hast und was nicht. Einhergehend sparst du auch wertvolle Zeit, denn das Setup, musst du nur einmal vorbereiten, wenn du dein Vorhaben klar definiert hast.
Was meine ich mit dem Setup. Zum Beispiel möchte ich einen Podcast aufnehmen. Dafür muss ich das Mikrofon installieren, Kabel verbinden, das Audio-Interface bereitstellen etc. Also das Setup einzurichten benötigt Zeit. Darum ist es effizient, die Aufnahme in einmal zu erledigen, anstatt drei Mal das Setup aufbauen zu müssen für dieselbe Aufnahme. Also wenn es möglich ist, kannst du dein Vorhaben gleich in einem Mal erledigen, denn so sparst du wertvolle Zeit ein.
Das gleiche gilt auch für das Beispiel, mit dem in die Stadt gehen, von vorhin. In diesem Fall ist das Setup, das in die Stadt gehen. Du gehst also nicht extra drei Mal für drei verschiedene Dinge in die Stadt, sondern nur ein Mal und erledigst alles aufs Mal.
Völlig simpel, oder? Dieses Vorgehen lässt sich auf viele Dinge im Leben anwenden. Auf das bezahlen von Rechnungen, das Putzen deiner Wohnung, das Aufbauen eines neuen Kleiderschranks und vieles mehr.
Ein weiterer Vorteil ist, dass du möglicherweise die Wahrscheinlichkeit erhöhst, dass du dein Vorhaben auch wirklich zu Ende bringst, weil du ja extra schon alles vorbereitet hast und du klar weist, was du zu tun hast (In deinem Block ist ja klar definiert was du machen wirst und wie lange).
Ohne einen Plan, kann es teils schwierig werden sein Vorhaben in die Tat umzusetzen. Denn dann könntest du ein wenig an deinem Vorhaben arbeiten, dann wieder etwas anderes machen und irgendwann vergisst du sogar, was du eigentlich machen wolltest. Also mit den Blöcken bzw. dem Zeitblockieren hast du ein klares Commitment definiert, welches du einhalten solltest.
Nun abschließend zu diesem Tipp kann ich sagen, dass das komplette eliminieren von Ablenkungen, der einzige Weg ist in einen fokussierten und konzentrierten Zustand zu gelangen. Ich versuche fragmentierte Arbeit zu vermeiden, bei der ich dann nur halbe Arbeit verrichte und schlussendlich weniger erledigt bekommen und dafür noch mehr Zeit benötige.
Also verwende die Blöcke Methode und blockiere dir feste Zeiten für eine oder zusammenhängende Aufgaben.
Stelle dir in diesem Zusammenhang mal folgende Frage: Was denkst du, wie viel mehr freie Zeit hättest du zur Verfügung, wenn du sämtliche störende Ablenkungen aus dem Weg schaffen würdest?

Tipp 3: Die Zeit ist komplett unter deiner Kontrolle und du definierst deine Prioritäten

Hier geht es darum, dass du dir bewusst machst, dass du komplett über deine Zeit verfügst bzw. vollständige Kontrolle über deine eigene Zeit hast. Ein simpler Ansatz, der meine Beziehung zur Zeit deutlich verändert hat.
Überlege dir mal, wenn wir diesen Ansatz verinnerlichen, können wir nicht länger sagen, dass wir für etwas keine Zeit haben. Wir entscheiden ja aktiv eine Sache der anderen vorzuziehen. Zu sagen, dass wir für etwas keine Zeit haben, impliziert somit, dass es schlicht und einfach nicht unsere Priorität ist.
Ich gebe dir ein Beispiel von mir. Ich habe mir mal vorgenommen, wieder mit dem Schlagzeugspielen anzufangen (Habe in meiner Jugend Schlagzeugunterricht genommen). Bis heute habe ich dieses Vorhaben aber noch nicht umgesetzt. Nicht weil ich keine Zeit dafür habe oder hatte, sondern weil es nicht meine Priorität ist.
Hier noch ein interessanter Satz, den ich mal gelesen habe (sinngemäß):
Egal was du gerade machst, das ist gerade die beste Verwendung für deine Zeit, weil du das so gerade entschieden hast.
Jetzt gerade liest du diesen Artikel, weil du aktiv entschieden hast, deine Zeit so zu verwenden. Dafür möchte ich dir herzlichst danken!
Also führe dir vor Augen, dass du die komplette Kontrolle über deine Zeit hast. Du entscheidest aktiv wie du die Zeit verwendest.
Also wenn wir etwas reißen wollen bzw. etwas auf die Beine stellen, dann sollten wir dieses Vorhaben zu unserer Priorität machen und nicht billige Entschuldigungen dafür haben, dies nicht zu tun.
Falls du dich in diesem Zusammenhang dafür interessierst, warum keine Zeit zu haben eigentlich ein Mythos ist, dann höre gerne in die 30. Episode (Der Mythos «Ich habe keine Zeit») hinein. Dort teile ich mit dir auch eine interessante und zugleich amüsante Geschichte, warum keine Zeit zu haben eigentlich bedeutet, dass etwas nicht seine Priorität ist.

Tipp 4: Lerne «NEIN» zu sagen

Dieser Tipp baut auf dem vorherigen auf und sollte dir dabei helfen, wenn du noch Schwierigkeiten damit hast, deine Prioritäten richtig zu setzen und deine Zeit so einzusetzen, wie du das eigentlich gerne möchtest.
Also wie kannst du nun besser werden im «Nein»-Sagen?
Gerade Leute die ständig zu viel zu tun haben, die nie Zeit für sich haben und aus allen Löchern rauchen. Bei diesen Menschen sieht es fast so aus, dass sie fast nicht nein sagen können zu neuen Opportunitäten. Egal ob jemand etwas von uns will, Hilfe benötigt oder eine Möglichkeit attraktiv erscheint und wir dies gerne wahrnehmen möchten. Manchmal müssen wir dabei lernen, einfach mal nein zu sagen. Genauer, wir müssen lernen nein zu sagen, um die Dinge zu priorisieren, die wirklich für uns wichtig sind und geben diesen Dingen die Zeit, die sie verdienen.
Ein guter Ansatz dies umzusetzen ist, dass wir uns verinnerlichen, dass nein zu sagen, voll ok ist. Das ist natürlich nicht immer einfach und kann manchmal ganz schön hart sein.
Aber, weil du zu einer Opportunität nein sagst, fühlt es sich so an, als würde dir eine tolle Opportunität entgehen, als wäre das deine einzige Möglichkeit diese wahrzunehmen. Für seltene Dinge mach das gelten, aber dies ist sicherlich nicht der Regelfall.
Also jedes Mal, wenn du zu einer Opportunität ja sagst, sagst du implizit zu einer anderen nein. Wir haben dabei eine limitierte Lebenszeit, limitierte Aufmerksamkeit, limitieret Energie und du kannst dich nicht allem widmen auf dieser Welt.
Werden wir konkreter. Du kannst diese Sache in einen neuen Frame setzten und so funktioniert es: Jedes Mal, wenn du eine Entscheidung für deine Zeitverwendung triffst, denke im Rahmen der Opportunitätskosten (Während du zu einer Sache ja sagst, sagst du zu einer anderen nein).
Welche Optionen stehen dir nun zur Verfügung, um nein zu sagen? Wenn du nein sagst, hast du zwei Optionen dies zu kommunizieren. Es gibt eine freundliche und eine nicht so freundliche Option. Wir nehmen dabei an, dass dich jemand für einen Auftrag per E-Mail anfragt, weil du als Freelancer tätig bist.
Die nicht so freundliche (welche ich dir nicht empfehlen würde und welcher auch nicht ganz ernst gemeint ist) ist: Du könntest einfach aggressiv in das Gesicht der anderen Person «Nein» sagen. Oder du könntest auch das Ganze ein wenig freundlicher gestalten.
Freundliche Option (Diese präferiere ich): Bedanke dich für die Anfrage, sei Respektvoll und biete eine Alternative an bzw. helfe der Person gegenüber (Wenn es nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt). Auf eine Anfrage könntest du zum Beispiel entgegnen:  «Vielen Dank für deine Anfrage und ich fühle mich geehrt, dass du meine Dienstleistung in Anspruch nehmen möchtest. Leider habe ich gerade keine Kapazitäten frei, aus diesen Gründen. Ich kenne jedoch einen sehr guten Freelancer (Vielleicht ein Bekannter von dir), der diesen Auftrag auch sehr gut erledigen könnte. Hier sind seine Kontaktdaten». Mit diesem Ansatz machst du die Konversation zu einer positiven Angelegenheit. Dadurch, dass du vorausschauend in Konversationen agierst, kann zu übrigens auch massiv an Zeit einsparen. Gerade in endlosen E-Mai-Konversationen. Also schaue einen Schritt voraus, was übrigens nicht nur ein Zeitmanagementtipp ist, sondern als ein allgemeiner Lebenstipps verstanden werden kann.
Zusammenfassend, wenn du Probleme damit hast deine Prioritäten richtig zu setzten, dann fange an nein zu sagen. Kommuniziere dies immer dankbar, freundlich, respektvoll und (falls passend) vorausschauend.

Tipp 5: Verwende die 2-Minuten-Regel

Im Buch «Getting Things Done» hat David Allen eine einfache und sehr nützliche Regel aufgestellt. Sie nennt sich die 2-Minuten-Regel. Diese funktioniert folgendermaßen:
Wenn ein Task weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, dann erledige ihn sofort. Wenn dieser länger gehen sollte, dann schreibe ihn auf (Zum Beispiel in deine To-Do-Liste). Also anstatt extra den Task in deine To-Do-Liste zu schreiben, erledige ihn sofort, wenn es weniger als 2 Minuten dauert. Simpel, oder?
Übrigens das Buch «Getting Things Done» von David Allen, von diesem ich diese Regel habe, kann ich dir wärmstens empfehlen, wenn du produktiver werden möchtest. Manche Menschen beschreiben es als die Pflichtlektüre, die man gelesen haben sollte, um die eigene Produktivität zu steigern.
Ich wende diese Regel nun schon seit längerer Zeit in meinem Alltag an. Zum Beispiel, wenn ich einen dreckigen Teller in der Küche sehe, wenn mein Schreibtisch unordentlich ist oder wenn mir in den Sinn kommt, ich sollte noch eine offene Rechnung bezahlen (Was heutzutage dank Twint und Co. weniger als 2 Minuten geht).
Früher kam es bei mir von Zeit zu Zeit mal vor (Gelegentlich auch heute noch), dass ich mir sagte, das kann ich ja auch noch später erledigen.  Doch seitdem ich diese Regel benütze, ist das Leben deutlich angenehmer, denn diese kleinen Tasks summieren sich nicht mehr unnötig auf und das Gehirn ist nicht voll mit den ganzen Dingen, die man noch erledigen sollte.
Auch wenn es mir nicht immer gelingt, die 2-Minuten-Regel anzuwenden, jedes Mal, wenn ich diese anwende, ist das Leben merklich angenehmer.

Konklusion

Es gibt unzählige Zeitmanagement-Apps, unzählige Produktivitäts-Apps und unzählige Techniken. Doch manchmal kann auch ein einfacher Ansatz der richtige sein und dazu noch effektiver. Mit diesem 5 Tipps hast du schon eine gute Basis mit der du deine Zeit managen kannst, um ein glücklicheres, gesünderes und produktiveres Leben zu führen. In Zukunft werde ich in weiterführenden Artikel daran anknüpfen.
Hier nochmals die 5 Zeitmanagement-Tipps:
  1. Verwende Deep-Work-Sessions und vermeide Multitasking
  2. Verwende die Blöcke Methode
  3. Die Zeit ist komplett unter deiner Kontrolle und du definierst deine Prioritäten
  4. Lerne «NEIN» zu sagen
  5. Verwende die 2-Minuten-Regel
Abschließende Frage: Was sind deine Zeitfresser (Ablenkungen) und wie versuchst du sie in den Griff zu bekommen?
Vielen Dank für das Lesen dieses Artikels. Möchtest du mehr umsetzbare Ideen erhalten, wie du produktiver sein kannst, dann abonniere gerne meinen wöchentlichen Newsletter. Viel Spaß!